Ubytovanie na služobnú cestu: náhrada výdavkov, doklady a daňové pravidlá

Pri služobnej ceste zamestnávateľ prepláca ubytovanie, stravu (diety) a cestovné náhrady; pri zahraničnej ceste je bežne povinný poskytnúť preddavok na výdavky (ubytovanie, stravné, iné výdavky).

Náhrada výdavkov za ubytovanie patrí medzi preukázané výdavky, t. j. zamestnanec ich musí preukázať dokladom. Pri posudzovaní nároku je dôležité, kam bol zamestnanec vyslaný, aký spôsob ubytovania určil zamestnávateľ a či bolo ubytovanie skutočne zaplatené.

Kedy vzniká nárok na preplatenie ubytovania

Zamestnanec má nárok na preukázaný výdavok na ubytovanie.

V prípade, ak má zamestnanec bezplatné ubytovanie, nemá nárok na náhradu výdavkov za ubytovanie.

To znamená, že náhrada výdavkov za ubytovanie môže byť zamestnancovi poskytnutá iba v prípade, ak predloží zamestnávateľovi doklad z ubytovacieho zariadenia takej kategórie, ako určil zamestnávateľ v cestovnom príkaze.

Pri služobnej ceste zamestnávateľ prepláca ubytovanie a stravu (diety) a tiež cestovné náhrady.

Čo sa považuje za preukázaný výdavok

V obidvoch prípadoch ide o preukázané výdavky, t. z.

Preukázanie ubytovania sa v praxi vykonáva najmä hotelovou faktúrou, účtenkou alebo iným dokladom ubytovacieho zariadenia. Doklad by mal preukazovať, kto bol ubytovaný, obdobie ubytovania, cenu a súvislosť so služobnou cestou.

Ak spoločnosť zabezpečí ubytovanie priamo, zamestnanec si túto cestovnú náhradu neuplatňuje.

Ubytovanie zabezpečené zamestnávateľom

Konateľ je podľa § 1 ods.2 písm. b) zákona o cestovných náhradách na účely tohto zákona zamestnancom.

Ak konateľ pri takejto pracovnej ceste uhrádza ubytovanie sám, má nárok na úhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie.

V prípade, že konateľovi zabezpečí ubytovanie spoločnosť (zamestnávateľ), zamestnanec (konateľ) si túto cestovnú náhradu neuplatňuje.

U zamestnávateľa je teda prenájom bytu, v ktorom je ubytovaný konateľ firmy v rámci pracovnej cesty, daňovo uznaným výdavkom v súlade s § 2 písm.

Príklad ubytovania konateľa v prenajatom byte

Konateľom spoločnosti je štátny občan Belgicka s trvalým pobytom v Belgicku.

Pri výkone práce pre spoločnosť je na Slovensku ubytovaný v byte, ktorý na tento účel prenajala spoločnosť.

Podľa § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovým výdavkom sú cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov, napr. podľa zákona č.283/2002 Z. z.

Ak spoločnosť zabezpečí konateľovi ubytovanie, nevzniká mu samostatný nárok na úhradu rovnakého výdavku, pretože ho sám neuhradil.

Spoločnosť môže prenajať byt na ubytovanie počas služobných ciest

Ak spoločnosť z hľadiska hospodárnosti, resp. z iných dôvodov namiesto úhrad nákladov za ubytovanie poskytované inými subjektmi prenajala byt, ktorý využíva na účely ubytovania konateľov spoločnosti počas výkonu ich činnosti pre spoločnosť, resp. iných zamestnancov spoločnosti pri pracovných cestách, prípadne byt využíva na iné účely v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, je možné náklady na prenájom tohto bytu, ako aj výdavky súvisiace s jeho prevádzkou, ak ich úhrada vyplýva z nájomnej zmluvy, napr. na spotrebu elektriny, plynu, vody, uznať za daňové výdavky spoločnosti za splnenia podmienky daňového výdavku podľa § 2 písm.

Pri posudzovaní daňovej uznateľnosti je rozhodujúce, či výdavok súvisí s podnikateľskou činnosťou, bol preukázateľne vynaložený a je riadne zaúčtovaný.

Hotelové služby zahrnuté v cene ubytovania

Spoločnosť vysiela zamestnanca na služobnú cestu do zahraničia a do tuzemska.

Zamestnanec sa ubytuje v hoteli, ktorý má v cene ubytovania napr. wellness, saunu, raňajky a iné služby.

Na faktúre nie sú rozpísané tieto služby ale len cena za ubytovanie.

Na webovej stránke hotela je uvedené, že cena je vrátane wellness, sauny, raňajok a iných služieb.

Vyplýva zamestnávateľovi povinnosť krátiť tieto služby ako nedaňový náklad a prípadne zamestnancovi ako benefit?

Zamestnanec má nárok na preukázaný výdavok na ubytovanie.

Pri tejto situácii je podstatné, že hotel vystavil doklad na jednu cenu za ubytovanie a jednotlivé služby na faktúre nerozpísal. Pri daňovom posúdení je potrebné rozlišovať medzi samotným ubytovaním, stravovaním a doplnkovými službami, ako sú wellness alebo sauna.

Ubytovanie živnostníkov a SZČO

Spoločnosť má uzatvorené so živnostníkmi mandátne zmluvy na vykonávanie remeselných prác.

V zmluvách je dohodnuté, že spoločnosť uhradí všetky náklady spojené s ubytovaním živnostníka.

Za daňový výdavok v zmysle § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov je považovaný výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka v súlade s účtovnými predpismi alebo zaevidovaný v evidencii daňovníka podľa § 6 ods.

Podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovými výdavkami, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone sú výdavky na cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov.

Týmto osobitným predpisom je zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, ktorý upravuje poskytovanie náhrad výdavkov a iných plnení pri pracovných cestách osobám, ktoré sú vymedzené v § 1 ods. 1 a 2 tohto zákona.

Z uvedeného zákona vyplýva, že pokiaľ spoločnosť (zamestnávateľ) hradí osobám, ktoré sú vymedzené v zákone o cestovných náhradách, a to v rozsahu stanovenom v tomto zákone, je to pre neho daňový výdavok v súlade s § 19 ods. 2 písm.

V prípade, ak spoločnosť uhradí tieto náklady osobám, ktoré nie sú uvedené v § 1 ods. 1 a 2 zákona o cestovných náhradách, takýto výdavok nie je možné uznať za daňový výdavok v zmysle § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov.

V takýchto prípadoch je potrebné vychádzať z konkrétnej uzatvorenej zmluvy medzi odberateľom a dodávateľom a daňové výdavky posudzovať v nadväznosti na § 17 ods. 1 písm. b) a na už citované ustanovenie § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov.

V predmetnom prípade spoločnosť nemá priamo znášať (účtovať) náklady na ubytovanie SZČO.

Pokiaľ sa spoločnosť zmluvne s dodávateľom dohodne, že ubytovanie pre SZČO bude zabezpečované a uhrádzané odberateľom, pričom dodávateľ túto skutočnosť zohľadní v cene poskytnutej služby (t. j. zníži ju), ide o kompenzáciu nákladov, čo je v rozpore s ustanovením § 7 ods.

Stravné, diéty a vreckové pri služobnej ceste

Diety sú v diskusii označené ako zákonná položka preplácania cestovných náhrad, zatiaľ čo „vreckové“ nie je povinné podľa zákona.

„Vreckové“ nie je povinná položka podľa diskusie; zákonne sú uvedené diety ako súčasť cestovných náhrad.

Pri zahraničnej pracovnej ceste môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové vo výške do 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods.4 a 5 tohto zákona.

Vreckové vo výške 60 % zo stravného

Pri zahraničnej pracovnej ceste poskytla spoločnosť svojmu zamestnancovi vreckové vo výške 60 % z nároku na stravné.

V akej výške je vreckové daňovým výdavkom?

Podľa § 14 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové vo výške do 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods.4 a 5 tohto zákona.

Keďže vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste je uznaným daňovým výdavkom vo výške podľa § 14 zákona o cestovných náhradách, suma prevyšujúca 40 % ustanoveného stravného (v danom prípade vo výške 20 % stravného) je pripočítateľnou položkou k výsledku hospodárenia na riadku 130 daňového priznania (riadok 14 tabuľky A).

Vzhľadom na charakter práce zamestnanca je táto výška vreckového pri zahraničnej ceste zamestnanca dohodnutá v pracovnej zmluve.

Podľa § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste je daňovým výdavkom vo výške podľa § 14 zákona o cestovných náhradách (zákon č. 283/2002 Z. z.).

Podľa § 19 ods.1 zákona o dani z príjmov v znení účinnom od 1.1.2015 výdavok (náklad), ktorý limituje zákon o dani z príjmov, možno zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone okrem výdavkov (nákladov) vynaložených zamestnávateľom na poskytnutý zdaniteľný príjem podľa § 5 ods.1 a ods.3 písm.

Stravovanie zahrnuté v cene školenia alebo ubytovania

Zamestnanci spoločnosti sa v septembri roka 2025 zúčastnili štvordňového školenia mimo pravidelného pracoviska.

Náklady na školenie, ktoré organizovala spoločnosť, boli príslušným prevádzkovým zariadením fakturované dvoma faktúrami.

Zvlášť boli fakturované prenájom priestorov a ubytovacie služby a zvlášť bola vystavená faktúra za stravovacie služby.

Podľa faktúry za stravovacie služby vychádza na zamestnanca stravné v 1. a 4. deň vo výške 20 € , 2. a 3. deň stravné vo výške 30 €.

Spoločnosť fakturované stravovacie služby poskytnuté zamestnancom pri pracovnej ceste zahrnie do daňových výdavkov v súlade s § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov len do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa § 5 zákona o cestovných náhradách.

Keďže stravné, ktoré zodpovedá dĺžke pracovnej cesty v jednotlivých dňoch strávených zamestnancami na pracovnej ceste je v 1. a 4. deň vo výške 13,10 € a v 2. a 3. deň vo výške 19,50 €, suma stravného zúčtovaná do nákladov nad limit stanovený zákonom o cestovných náhradách je pri zistení základu dane položkou zvyšujúcou základ dane.

Preddavok pri zahraničnej služobnej ceste

Pri zahraničnej ceste je bežne povinný poskytnúť preddavok na výdavky (ubytovanie, stravné, iné výdavky).

Pri zahraničnej pracovnej ceste je zamestnávateľ povinný poskytnúť preddavok na výdavky vrátane ubytovania a stravného.

Preddavok môže pokrývať predpokladané náklady na hotel, stravné, dopravu a ďalšie potrebné výdavky spojené s pracovnou cestou.

Cestovný príkaz a výber ubytovania

Služobné cesty nemusia byť explicitne uvedené v pracovnej zmluve; súhlas sa často rieši cestovným príkazom a ak cesta zasahuje do voľna, zamestnanec má nárok na zaplatenie práce alebo náhradné voľno.

Služobné cesty nemusia byť explicitne v pracovnej zmluve; v takom prípade sa súhlas často rieši cestovným príkazom alebo podľa povahy práce sa považujú za súčasť pracovných povinností.

Ak služobná cesta vyplýva z povahy práce, zamestnávateľ ju môže nariadiť.

Ak to z povahy práce nevyplynie alebo nie je v zmluve, súhlas sa rieši podpisom cestovného príkazu a zamestnanec môže odmietnuť.

Dôležité však je, ako sa zamestnanec dohodol so zamestnávateľom na spôsobe dopravy, resp. doprava, ktorú zamestnávateľ určil v cestovnom príkaze.

To isté platí pri ubytovaní, pretože cestovný príkaz môže určiť miesto pracovnej cesty, obdobie, kategóriu ubytovania a spôsob preukazovania výdavkov.

Doprava a jej vplyv na cestovné náhrady

Na pracovnú cestu je možné využiť viaceré druhy dopravy (autobus, vlak, lietadlo, motorové vozidlo), dôležité však je, ako sa zamestnanec dohodol so zamestnávateľom na spôsobe dopravy, resp. doprava, ktorú zamestnávateľ určil v cestovnom príkaze.

Ako príklad možno uviesť, že ak zamestnávateľ určí v cestovnom príkaze spôsob dopravy vlak 2. triedy a zamestnanec použije iný dopravný prostriedok (napr. vlastné motorové vozidlo), tak mu vzniká nárok na náhradu cestovných výdavkov len do výšky ceny cestovného lístka vlaku 2. triedy.

V prípade motorového vozidla má zamestnanec možnosť využiť firemné vozidlo (vozidlo zamestnávateľa), ale v tomto prípade si neúčtuje náhradu pohonných hmôt, alebo môže využiť iné motorové vozidlo (súkromné motorové vozidlo alebo iné motorové vozidlo, napr.

Problematikou používania motorových vozidiel pri pracovných cestách sa zaoberá § 7 zákona o cestovných náhradách.

V zmysle uvedeného paragrafu je zamestnávateľ povinný so zamestnancom uzavrieť písomnú dohodu, že pri pracovnej ceste bude použité motorové vozidlo iné, ako motorové vozidlo zamestnávateľa.

Náhrada pri použití súkromného vozidla

Zamestnancovi patrí:

• základná náhrada za každý kilometer jazdy (základná náhrada), ktorá je od 1.6.2019 pri použití jednostopového vozidla alebo trojkolky vo výške 0,053 eur/km a pri použití osobného motorového vozidla vo výške 0,193 eur/km; ak zamestnanec použije pri pracovnej ceste aj príves, tak sa základná náhrada zvyšuje o 15 %.
• náhrada za spotrebované pohonné hmoty, určí sa v závislosti od cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok (uvedenej v technickom preukaze alebo v osvedčení o evidencii motorového vozidla).

Zákon o cestovných náhradách neukladá zamestnancovi povinnosť viesť tzv. záznamom o počte najazdených kilometrov, v ktorom sa kilometre rozčlenia podľa jednotlivých režimov, resp.

Spôsob preukázania počtu najazdených kilometrov stanovuje zamestnávateľ vo vnútornom predpise.

Je nutné upozorniť, že pri uzatvorení dohody o použití súkromného motorového vozidla na pracovnú cestu nie je v zmysle zákona o cestovných náhradách podmienka, aby mal zamestnanec uzatvorenú havarijnú poistku na motorové vozidlo.

Výpočet náhrady za pohonné hmoty

Zamestnanec preukáže nákup pohonných hmôt dokladom o kúpe, pričom z tohto dokladu by mala byť zrejmá súvislosť s pracovnou cestou.

Ak je v technickom preukaze uvedená len spotreba podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy.

Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa táto spotreba zvýši o 40 %.

Príklad: zamestnanec použil na pracovnú cestu po dohode so zamestnávateľom osobné motorové vozidlo, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa slovenskej technickej normy 8,1 l/100 km.

Zamestnanec prešiel na pracovnej ceste 120 km mimo mesta a 20 km v meste.

Na doloženom doklade o kúpe pohonných hmôt bola uvedené suma 1,5 eur/liter.

V tomto prípade sa náhrada za spotrebované pohonné hmoty vypočíta nasledovne:

• mimo mesta: (120 x 8,1)/100 x 1,5 = 14,58 eur;
• v meste: (20×11,34)/100 x 1,5 = 3,40 eur;
• spolu náhrada za spotrebované pohonné hmoty: 14,58 + 3,40 = 17,98 eur.

Ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie (EHK) alebo len podľa predpisu EHK, na výpočet sa použije norma podľa predpisu EHK vypočítaná aritmetickým priemerom.

Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste.

Príklad: zamestnanec použil na pracovnú cestu po dohode so zamestnávateľom osobné motorové vozidlo, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa EHK v meste 9,8 l/100 km, pri rýchlosti 90 km/h spotrebu 6,7 l/100 km a pri rýchlosti 120 km/h spotreba 7,8 l/100 km.

Zamestnanec prešiel 120 km mimo mesta a 20 km v meste.

Na doloženom doklade o kúpe pohonných hmôt bola uvedená suma 1,5 eur/liter.

V tomto prípade sa náhrada za spotrebované pohonné hmoty vypočíta nasledovne:

• v meste (20 x 9,8)/100 x 1,5 = 2,94 eur;
• mimo mesta spotreba vypočítaná aritmetickým priemerom nasledovne: (9,8+6,7+7,8)/3 = 8,1 l/100 km;
• t. j. (120×8,1)/100 x 1,5 = 14,58 eur;
• spolu náhrada za spotrebované pohonné hmoty je 17,52 eur.

Ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 715/2007) v členení na mestský cyklus, mimomestský cyklus a kombinovaný cyklus, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného motorového vozidla - na výpočet spotreby za v žiadnom prípade nemôže použiť aritmetický priemer uvedených spotrieb.

Príklad: zamestnanec použil na pracovnú cestu po dohode so zamestnávateľom osobné motorové vozidlo, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa nariadenia EP v meste 9,8 l/100 km, mimo mesta 6,3 l/100 km a kombinovanú 7,7 l/100 km.

Zamestnanec prešiel 120 km mimo mesta a 20 km v meste.

Na doloženom doklade o kúpe pohonných hmôt bola uvedená suma 1,5 eur/liter.

Náhrada za spotrebované pohonné hmoty sa vypočíta takto:

• v meste (20 x 9,8)/100 x 1,5 = 2,94 eur;
• mimo mesta (120 x 6,3)/100 x 1,5 = 11,34 eur;
• spolu náhrada za spotrebované pohonné hmoty je 14,28 eur.

Zamestnancovi patrí aj základná náhrada za každý kilometer cesty, a to: 140 km x 0,193 eur = 27,02 eur.

Kombinovaná spotreba sa použije iba v prípade, ak je v cestovnom príkaze deklarovaná dlhá trasa, napr.

Ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 715/2007) bez členenia na cykly, na výpočet sa použije spotreba podľa tohto predpisu.

Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba zvýši o 20 %.

Príklad: zamestnanec použil na pracovnú cestu po dohode so zamestnávateľom osobné motorové vozidlo, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa nariadenia EP 7,8 l/100 km.

Zamestnanec prešiel 120 km mimo mesta a 20 km v meste.

Na doloženom doklade o kúpe pohonných hmôt bola uvedená suma 1,5 eur/liter.

Zamestnanec použil na pracovnú cestu aj príves.

Náhrada za spotrebované pohonné hmoty sa vypočíta takto:

• v meste (20 x 9,36)/100 x 1,5 = 2,8 eur;
• mimo mesta (120 x 7,8)/100 x 1,5 = 14,04 eur;
• spolu náhrada za spotrebované pohonné hmoty je 16,84 eur.

Spotreba preukázaná dokladom vydaným osobou, ktorej bola udelená autorizácia podľa § 23 zákona 142/200 Z. z. o metrológii (autorizované osoby napr.

Ďalšie cestovné náhrady súvisiace so služobnou cestou

Cestovné náhrady sú daňovým výdavkom podľa § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov (napr. podľa zákona 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov), a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa § 14 zákona o cestovných náhradách.

V súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovými výdavkami, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone sú cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona č. 283/2002 Z. z.

Z uvedeného vyplýva, že náklady na zakúpenie letenky sú daňovým nákladom v súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov za predpokladu dodržania podmienok stanovených v § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov.

Pokiaľ došlo k zrušeniu zahraničnej pracovnej cesty, poplatok za zrušenie letu možno považovať za daňový výdavok v súlade so zákonom o dani z príjmov za predpokladu, že spoločnosť vie preukázať, že zahraničnú pracovnú cestu bola nútená zrušiť v dôsledku nepredvídateľných skutočností, resp.

Služobná cesta počas voľna alebo dovolenky

Ak služobná cesta zasahuje do dňa voľna, zamestnanec má nárok na zaplatenie práce alebo náhradné voľno.

Diskusia uvádza protichodné tvrdenia: jedna verzia hovorí, že zamestnávateľ zaplatí iba 8 hodín, druhá verzia uvádza, že musí zaplatiť všetky odpracované hodiny (napr. 12) alebo poskytnúť náhradné voľno.

Pri posudzovaní platby za čas služobnej cesty je potrebné odlíšiť čas samotného cestovania od času, počas ktorého zamestnanec vykonáva prácu.

Rozhodujúce môže byť aj to, či cesta zasiahla do plánovaného pracovného času, do dňa pracovného pokoja alebo do 12-hodinovej zmeny.

Praktický postup pri uplatnení náhrady za ubytovanie

1. Pred pracovnou cestou si overiť údaje uvedené v cestovnom príkaze.
2. Skontrolovať určené miesto, obdobie a kategóriu ubytovania.
3. Pri zahraničnej pracovnej ceste si vyžiadať preddavok na predpokladané výdavky.
4. Uchovať hotelovú faktúru, účtenku alebo iný doklad o zaplatení ubytovania.
5. Ak je ubytovanie bezplatné, neuplatňovať náhradu výdavkov za ubytovanie.
6. Ak ubytovanie zabezpečil priamo zamestnávateľ, neuplatňovať duplicitnú náhradu.
7. Pri použití súkromného vozidla uzatvoriť so zamestnávateľom písomnú dohodu.
8. Po návrate predložiť doklady a vyúčtovať preddavok aj ostatné cestovné výdavky.

Pri zahraničnej pracovnej ceste je zamestnávateľ povinný poskytnúť preddavok na výdavky vrátane ubytovania a stravného.

Pri služobnej ceste zamestnávateľ prepláca ubytovanie, stravu (diety) a cestovné náhrady, pričom pri ubytovaní je základom preukázaný výdavok a dodržanie podmienok určených v cestovnom príkaze.

tags: #ubytovanie #sluzobna #cesta